Software que permite la automatización de los procesos de emisión, revisión, aprobación y distribución de los documentos y registros en el sistema de gestión de la calidad, garantizando los accesos de acuerdo a los privilegios otorgados a los grupos de usuarios y organizando la estandarización en una sola herramienta basada en Web; asegurando que las versiones actualizadas se encuentren disponibles.
Constituye la mejor herramienta para organizar, clasificar y localizar los archivos en un sistema de calidad, proporcionando de manera sencilla, el acceso a los usuarios involucrados. Principales beneficios:
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Agilidad en la gestión de los procesos y actividades
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Reducción de documentos impresos y distribución
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Actualización instantánea de la información
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Reducción del tiempo en actividades de documentación
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Estandarización de la gestión de la información
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Aumento de la eficiencia en el sistema de gestión
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Acceso simple e inmediato, mecanismo de búsqueda
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Total control de cambios y gestión de los documentos vigentes
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Manejo de cualquier tipo de archivo, word, excel, autocad, etc.
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Atiende a todos los requisitos que exigen las varias normas
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Control de archivos físicos
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Evita la duplicidad de la información
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Completa administración automática del ciclo de vida de los documentos, desde su creación, distribución y eliminación.
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Posibilidad de utilizar archivos de formatos, a manera de plantillas para la generación de registros.
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Almacenamiento de la información de manera cifrada
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Acceso de acuerdo a los privilegios que asignados por el administrador
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Búsqueda de los documentos mediante palabras claves
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Distribución electrónica de los documentos
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Emisión de listas maestras de documentos
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Control de documentos físicos con conocimiento de ubicación y temporalidad para eliminación
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Clasificación jerárquica de los documentos en directorios
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Generación de un árbol para la visualización de la documentación
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Completa seguridad en los accesos a los archivos, de acuerdo a la contraseña del usuario y cargos.
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Alertas gráficas notificando que los archivos necesitan ser revisados.
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Completo histórico de las revisiones.
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Notificaciones vía e-mail de los documentos actualizados.
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Reduce la utilización del papel
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Elimina los problemas de control de documentos
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Revisión, aprobación y archivo automáticos
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Un solo punto de control y acceso
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Desarrolla un mejor entendimiento del sistema de calidad
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Promueve la comunicación no jerárquica.
Construye el Sistema de Conocimientos de su empresa, logrando convertir el conocimiento de la operación en un activo más de la compañía.
